«استفاده از تکنولوژي براي بهينه‌سازي برنامه? زماني» يعني حوزه‌هايي را که به توجه نياز دارند، شناسايي کنيم و سپس به آن حوزه‌ها بپردازيم. گرچه صدها برنامه ارائه شده است که سازندگان آنها ادعا مي‌کنند برنامه زماني شما را کنترل مي‌کنند، ولي هيچ‌کدام از اين برنامه‌ها به‌تنهايي نمي‌تواند تمام نيازهاي شما را برآورده کند. در واقع استفاده از نرم‌افزارِ اشتباه، بيشتر مضر است تا مفيد. بنابراين انتخاب نرم‌افزار مناسب اهميت زيادي دارد، نرم‌افزاري که از قابليت‌هاي مفيد و ويژه‌اي برخوردار باشد، مانند:
1. مديريت تقويم
يکي از راه‌هاي استفاده از تکنولوژي اين است که اجازه دهيم مسئوليت کامل برنامه زماني ما را در دست بگيرد. برنامه‌هاي متمرکز بر مديريت تقويم، برنامه? زماني را در طرح‌هايي نمايش مي‌دهند که به‌سادگي قابل‌فهم هستند. همچنين، از بيش از حد سنگين شدنِ برنامه? کاري‌تان جلوگيري مي‌کنند. اين ويژگي‌ها کمک بسيار زيادي به ما مي‌کند. ولي تقويمي به‌هم‌ريخته و درهم‌برهم موجب مي‌شود که به‌آساني قرار ملاقات‌هاي خود را از دست بدهيم و برنامه زماني ما را به هم مي‌ريزد.
برنامه? مديريت تقويم صرفا حساب برنامه زماني ما را نگه نمي‌دارد؛ همين کار را براي اطرافيان ما نيز انجام مي‌دهد. برنامه‌هاي تقويم پويايي وجود دارند که در آنها کاربر مي‌تواند برنامه? زماني خود را با ديگران نيز به اشتراک بگذارد. اين نرم‌افزارها برنامه ريزي براي جلسات و رويدادها را به‌طور قابل‌توجهي ساده‌تر مي‌کنند؛ همچنين، مانع از هدر دادن زمان براي يافتن بازه? زماني و فرجه‌اي مي‌شوند که در آن همه بتوانند در جلسه يا رويداد شما شرکت کنند. براي استفاده از تکنولوژي به‌منظور نظم‌وترتيب دادن به برنامه? زماني‌تان، ابتدا بايد نرم‌فزار مناسب را براي برنامه‌تان پيدا کنيد.
2. تجزيه‌وتحليل زمان
فهميدن اينکه دقيقا چقدر زمان را براي انجام فعاليت‌هاي مختلف در طول روز صرف مي‌کنيد، کار دشواري است. کارکنان به‌طور ميانگين، ?28 زمان خود را صرف وقفه‌هاي ناخواسته? ميان کارهاي‌شان مي‌کنند. ما نمي‌توانيم دقيقا بفهميم که چگونه مي‌توانيم از هدر رفتن زمان به‌دليل اين وقفه‌ها جلوگيري کنيم. يکي از بهترين راه‌ها براي اينکه بيشترين بهره را از برنامه? زماني خود ببريم اين است که زمان خود را به کوچک‌ترين قسمت‌هاي ممکن تقسيم کنيم؛ سپس به اين مسئله توجه کنيم که چطور هر يک دقيقه از روز خود را سپري مي‌کنيم. استفاده از نرم‌افزاري که نحوه? سپري کردن زمان را تجزيه‌وتحليل مي‌کند، گام مهمي در جهت متعادل و بهينه کردن برنامه? زماني ما است.
در بعضي از برنامه‌هاي تقويم، نرم‌افزارهاي تجزيه‌وتحليل زمان نيز تعبيه شده است. بعضي از پلت‌فرم‌ها نيز به‌طور کامل به تجزيه‌وتحليل زمان اختصاص يافته‌اند. وقتي حس کرديد برنامه زماني‌تان کارايي لازم را ندارد، توجه کنيد که کدام قسمت‌هاي برنامه? شما مشکل دارد و بايد اصلاح شود. آيا مدت‌زماني که در جلسات سپري مي‌کنيد، واقعا مفيد و سودمند است؟ تماس‌ها چطور؟ درک اينکه هم‌اکنون چطور از زمان خود استفاده مي‌کنيد، کليد استفاده? بهينه‌تر از زمان در آينده است.
3. کمک به برگزاري جلساتي پويا
جلساتْ بخش مهمي از ساعت‌هاي کاري شرکت‌ها را تشکيل مي‌دهند. ولي ساختار بيش از حد سنتي آنها جنبه‌هاي منفي قابل‌توجهي دارد. مديران تجاري بيش از دو‌سوم جلسات را کاملا ناموفق مي‌دانند. وقتي افراد دربار? تکنولوژي جلسات صحبت مي‌کنند، معمولا منظورشان تکنولوژي ويدئوکنفرانس است. تکنولوژي ويدئوکنفرانس ابزار مهمي براي حفظ ارتباط به‌شکل ديجيتالي است. درست است که ابزارهاي ارتباطي براي برقراري ارتباط با مشتريان، پيمانکاران و کارکنان غيرحضوري که از راه دور کار مي‌کنند، ارزشمند هستند، ولي استفاده از اين ابزارها تنها روش ديجيتالي موجود براي بهبود جلسات نيست.
ابزارهاي ساده‌اي مانند نظرسنجي‌هاي آنلاينِ ناشناس تا?ثير زيادي در ايجاد حسّ شنيده شدن صداي کارکنان در طول جلسات دارند. ابزارهاي جامع‌تر و کامل‌تري مانند «بورد جلسات گروهي ترلو» (Trello’s Team Meetings Board) نيز همين هدف را دنبال مي‌کنند. اين ابزارها موجب مي‌شوند که جلسات از پايين به بالا اداره شوند، نه از بالا به پايين. در جلساتي که به‌صورت پويا اداره مي‌شوند، تمام موضوعات مرتبط پوشش داده مي‌شود و تا جاي ممکن از هدر رفتن زمان جلوگيري مي‌شود.
4. اتوماسيون در مقياس کوچک
آيا مي‌دانيد که يکي از بزرگ‌ترين عوامل هدر رفتن زمان چيست؟ انجام کارهاي کوچک و پيش‌پاافتاده‌اي که جزء جدانشدني مشاغل اداري‌اند: کارهايي مانند چک کردن ايميل‌ها، چاپ کردن اسناد، ويرايش کردن و ذخيره کردن فايل‌ها. بسياري از اين کارها اجتناب‌ناپذير هستند. بنابراين خودکار کردن آنها تنها راه حذف اين کارها از برنامه زماني ما است.
ابزارهاي اتوماسيون اداري مانند Zapier يا IFTTT شما را از انجام کارهاي کوچک بي‌نياز مي‌کنند. با ايجاد برنامه‌هاي ساده‌اي که کارهاي تکراري و پيش‌پاافتاده را انجام مي‌دهند، براي انجام کارهاي مهم‌تر زمان کافي خواهيم داشت. خلوت کردن برنامه? زماني فقط به اين معني نيست که فواصل زماني بزرگي را خالي کنيم؛ شامل افزايش دادن زمان‌هاي کوتاه آزاد نيز مي‌شود.
5. تنظيم استراحت‌ها و وقفه‌هاي هوشمندانه
استراحت کردن و وقفه در کار نقش مهمي در بالا نگهداشتن بهره وري دارد. ولي با اين حال يک‌سوم کارکنان در آمريکا حتي براي زمان ناهار نيز به خود استراحت نمي‌دهند. پژوهش‌ها نشان داده است که بهره‌وري کارکنان زماني به بالاترين سطح خود مي‌رسد که کارکنان در فواصل زماني 90 دقيقه‌اي کار کنند و ميان اين فواصل زماني، مدتي استراحت کنند.
برنامه‌هاي فراواني که روي کاهش استرس تمرکز دارند، به شما يادآوري مي‌کنند چه زماني وقت استراحت است و در طول اين زمان‌ها چه کارهايي را انجام بدهيد. وقتي در طول روز چند زمان استراحت داشته باشيم و در اين زمان‌ها کارهاي مفيدي مانند قدم زدن، مطالعه? کتاب يا حتي مديتيشن انجام بدهيم، بهره‌وري ما به‌ميزان قابل‌توجهي افزايش مي‌يابد. با استفاده کردن از زمان‌هاي استراحت براي افزايش بهره‌وري مي‌توانيد کارهاي بيشتري را انجام بدهيد و به تمام کارهايي که برنامه‌ريزي کرده‌ايد، برسيد.
تکنولوژي بسيار ارزشمند است و نبايد آن را کنار بگذاريم. بايد از تکنولوژي به‌شکلي استفاده کنيم که مفيد باشد. برنامه‌هاي افزايش بهره‌وري مي‌توانند تا?ثير بسيار زيادي بر روز کاري ما ايجاد کنند، بدون اينکه نياز باشد کار خاصي انجام دهيم و براي بهبود بهره‌وري خود تلاش زيادي کنيم. در سال 2019 ديگر مجبور نيستيم برنامه? آشفته و درهمي داشته باشيم، چون استفاده از تکنولوژي مناسب به ما کمک مي‌کند که به برنامه? خود نظم‌وترتيبي بدهيم.
درباره این سایت